6 conseils pour bien gérer le déménagement de son entreprise

Le déménagement d’une entreprise est une opération complexe qui nécessite une bonne préparation et certaines précautions pour que vos activités ne soient pas impactées par ce changement. Pour une réussite totale de cette opération, nous vous prodiguons quelques conseils pratiques dans ce billet.

Trouver d’avance vos futurs locaux

Avant d’annoncer le changement de locaux à vos collaborateurs et vos usagers, il est important de trouver au préalable le local parfait qui va vous accueillir. Pour cela, vous devez faire une liste de vos besoins. Que ce soit la taille du local, la situation géographique, le nombre de bureaux, ou encore le budget, vous ne devez oublier aucun détail.

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Après cette étape, vous pouvez commencer la recherche de vos futurs locaux en contactant une agence immobilière, en vous renseignant auprès de vos proches, ou en visitant les plateformes spécialisées en ligne. Parmi la multitude de propositions que vous recevrez, nous vous conseillons de vous rendre à 3 ou 4 adresses avant d’opérer votre choix.

Fixer une date pour votre déménagement

Fixer une date, ou tout au moins un trimestre est très important dans le cadre d’une opération de déménagement en province de Liège ou ailleurs. Cela vous permettra de planifier convenablement les différentes activités qui doivent être menées avant votre départ.

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Nous vous conseillons également de choisir un week-end pour que vos activités ne soient pas perturbées. Toutefois, si vous êtes obligé de le faire en semaine, vous pouvez décider de mettre vos collaborateurs en mode télétravail durant cette semaine.

Par ailleurs, il est nécessaire de prendre des renseignements auprès de votre mairie sur les différents évènements qui pourraient perturber la circulation durant votre période de déménagement. Enfin, veuillez prévoir quelques jours de marge pour ne pas continuer à être en plein processus de déménagement après la date de départ convenue avec votre bailleur. L’idéal serait plutôt de finir votre opération avant cette date limite.

Élaborer un rétroplanning

Lorsqu’il s’agit de préparer son déménagement, il est important de ne rien oublier. En partant de la date de votre départ, veuillez faire un planning des différentes activités à mener avant de quitter vos locaux. Il s’agit par exemple de fixer une date pour :

• Le nettoyage de vos anciens bureaux ;
• La communication du plan des nouveaux locaux ;
• La sécurisation de vos données ;
• Le transfert de vos lignes d’internet et de téléphone ;
• Envoyer le préavis de départ au propriétaire des locaux.

Impliquer vos collaborateurs dans le processus de déménagement

En vertu de la législation en vigueur, vous n’avez pas besoin de l’accord de vos salariés pour changer de locaux tant que cette opération n’aboutit pas à un changement de secteur géographique. Par ailleurs, si vous avez inséré la clause de mobilité dans le contrat de vos travailleurs, vous pourrez licencier ceux qui refuseront de prendre service dans vos nouveaux locaux.

Ceci dit, une entreprise ne peut grandir sur les bases du diktat. Les employés donnent généralement le meilleur d’eux-mêmes lorsqu’ils se sentent impliqués dans les décisions qui engagent leur entreprise. Veuillez donc leur expliquer les raisons de votre choix, et prendre leur avis sur la période qui leur conviendrait, la zone ou le type de local qu’ils préfèrent.

Communiquer l’adresse de vos nouveaux locaux

Ne pas communiquer votre nouvelle adresse serait catastrophique pour vos activités. Veuillez donc informer vos clients, vos prestataires, vos prospects, vos partenaires, de ce changement. N’oubliez pas non plus d’en informer les services tels que la Sécurité Sociale, l’URSSAF, l’EDF et vos opérateurs téléphoniques.

Par ailleurs, la poste devra être contactée pour le suivi des courriers parvenant à votre ancienne adresse durant un à deux ans. Enfin, vous devez mettre à jour votre carte de visite, vos brochures, vos documents officiels avec vos nouvelles adresses. Veuillez également opérer les changements qui s’imposent sur vos canaux de communication électroniques (site web, mail, etc.).

Bien choisir votre société de déménagement

Le moyen de transport à utiliser pour votre déménagement dépendra de la taille de votre entreprise. En effet, une petite entreprise peut organiser son déménagement en louant quelques véhicules adaptés pour la circonstance. En revanche, pour les grandes entreprises, l’idéal est de contacter une société comme multitra spécialisée dans le déménagement international.

Dans tous les cas, quelle que soit votre préférence, nous vous conseillons d’effectuer au préalable une comparaison des offres sur le marché. Attention toutefois à ne pas tomber dans le piège du moins cher. Le plus important est de vous assurer que l’entreprise dispose d’un personnel qualifié, des moyens adéquats et des garanties nécessaires pour cette opération.