Tout d’abord, qu’est qu’une start up et quel est son lien avec les notes de frais ? Réponses.
Si on se réfère au Larousse, une start up est une « Jeune entreprise innovante, dans le secteur des nouvelles technologies »C’est donc est une entreprise, mais elle est plus qu’une simple entité. Une startup c’est un état d’esprit, une vision, portée par son fondateur et qui agit sur un marché en création ou instable. De ce fait, elle ne dispose pas d’un business model fixe et explore les possibilités dans des conditions d’incertitude extrême.
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Elle fait face à de nombreux défis comme travailler à augmenter sa capacité à maintenir une forte rentabilité malgré la montée en charge. En parallèle, elle doit aussi créer une très forte traction, c’est-à-dire sa capacité à attirer beaucoup d’utilisateurs et à faire parler d’elle.Ceci engendre bien évidemment de multiples déplacements et qui dit déplacement dit obligatoirement notes de frais.
La gestion des notes de frais inévitable pour une start-up désirant d’évoluer
Ce qui nous amène à comprendre ce qu’est une note de frais. La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés pour le compte de son employeur. Elle prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise. Le plus souvent, la note de frais porte sur les frais de repas dans les cas des repas d’affaires ; les frais de déplacement et les frais de logement.La production d’une note de frais se résume donc à de longues corvées administratives.
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En tant que Start up qui se respecte, il serait judicieux de simplifier et de fluidifier la gestion de notes de frais par des outils intelligents. A savoir des logiciels de gestion. C’est une solution qui compte des avantages.
La gestion des notes de frais, les avantages que cela procure
Simplicité et rapidité : La saisie des notes est plus simple et se fait automatiquement. La saisie des frais est également accélérée avec la prise en compte des plafonds par type de dépense, avec la centralisation des pièces jointes (photos, fichiers PDF, emails…) et la gestion de commentaires expliquant des dépenses exceptionnelles (dépassement de plafond, impondérables…).
Contrôle et écritures simplifiés : le logiciel note de frais permet de mieux contrôler les dépenses (dépassements…), tout en ayant suffisamment de souplesse pour accorder au cas par cas des dérogations exceptionnelles.L’intégration en comptabilité est également simplifiée car c’est un outil qui déverse automatiquement les notes de frais avec prise en compte de modèles d’écriture comptable
En bref, Une Start up a tout bénéfice à investir dans ce type de logiciel car, elle est en phase avec son temps et le facteur gain de temps lui permet de se focaliser sur ses activités principales.
