À partir du moment où les distances s’allongent, l’avion est le premier moyen de transport approprié pour transférer ses clients-voyageurs. Reste toutefois par quel moyen : faire le choix entre affréter un appareil, opérer avec la collaboration d’un intermédiaire ou directement, réserver des sièges.
Plusieurs facteurs sont à considérer pour pouvoir trouver la solution optimale : le caractère impératif ou non du voyage (lié à un pèlerinage ou un championnat sportif par exemple), la date et la ville de départ, le nombre de personnes à transporter ainsi que la destination choisie. Dans le cas où aucun événement particulier n’est pas lié au voyage ou que le lieu de départ est près d’un aéroport international et qu’elle est desservie par de nombreuses compagnies aériennes, réserver les sièges est le plus approprié.
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Pour un nombre de personnes entre 10 et 40, cette procédure constitue la meilleure solution. Seulement, elle s’avère plus délicate dès qu’il s’agit de groupes constitués de plus de 40 personnes : particulièrement en haute saison, les compagnies nationales sont réticentes à l’idée de donner une grande partie de leurs places à une clientèle qui ne leur est pas rentable nécessairement. On constate, par contre, une flexibilité de la part des petites compagnies. « Nous acceptons les groupes jusqu’à 80 à 100 personnes », confirme le directeur commercial de la compagnie française Air Azur, Thiago Martins. Au responsable des ventes aux tour-opérateurs et aux groupes chez Transavia, Coralie Beaupied d’affirmer : « Nous acceptons les groupes de toute taille, même s’ils comptent 188 personnes, soit la capacité de nos avions ! »
Ce qu’il en est pour la réservation ponctuelle
La procédure est plus facile pour les voyages ponctuels : l’organisateur du groupe a la possibilité de réserver un nombre exact de places en payant un acompte de 10 à 30 % du montant total généralement et peut solder la facture sous 15 et 60 jours avant le départ. La plupart du temps, la liste contenant les noms est mise à disposition jusqu’à 5 ou 3 jours du départ. Les dates limites de rétrocession des places excédentaires ou les conditions d’annulation font l’objet d’une négociation très importante dans ce type de contrat. La directrice générale de GSA Travel, représentant en France de la compagnie mexicaine intérieure Aeromar, Lilla Robic, témoigne : « Nous faisons en général le point 90 jours avant le départ ».
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Les délais de rétrocessions sont négociables chez Transavia, bien qu’ils soient possibles jusqu’à 45 à 60 jours. Comme le témoigne un agent de voyages groupistes : « D’où l’intérêt d’être fidèle à un réseau restreint de partenaires, qui, du coup, se trouvent enclins à plus de souplesse ». Il leur est également bénéfique d’adhérer à un réseau d’agences. Le directeur général du réseau TourCom, Richard Vainopoulos, remarque que : « Le groupiste bénéficie des conditions prévues par nos accords-cadres avec les compagnies aériennes. Pour autant, même s’il négocie directement son adhésion à notre réseau, cela constitue pour ces dernières un gage de sa fiabilité financière ». Il est à noter que TourCom regroupe environ un millier d’agences.
La gestion des litiges
Qu’il s’agisse d’une panne d’avion ou d’un retard important, le transport aérien n’est pas épargné des risques d’incidents ou même d’accidents. Cela compromet la totalité de la chaîne logistique du voyage. Pour rappel, Richard Vainopoulos de TourCom dit : « La loi est très claire : le vendeur du voyage, autrement dit le groupiste ou autocariste, est responsable ». Il est donc important pour eux de collaborer avec des partenaires en qui ils ont confiance comme les brokers, compagnies aériennes qui mettront en application la réglementation européenne.
En effet, le règlement CE 261/2004 offre la garantie des droits élémentaires aux voyageurs qui décollent ou atterrissent à un aéroport basé sur le territoire d’un État membre à partir du moment où le vol est assuré par un transporteur européen. Généralement, les litiges sont réglés entre l’autocariste et la compagnie. Ou encore entre la compagnie et le broker, ensuite entre le broker et l’autocariste. Ce dernier n’a, en général, pas besoin d’assurance spécifique. Il lui suffira de disposer des assurances obligatoires pour l’immatriculation en tant qu’organisateur de voyages auprès d’Atout France. Il faut toutefois rester prudent en cas d’utilisation de compagnies non européennes c’est-à-dire en dehors de l’Europe.
