Le tampon d’entreprise ou cachet d’entreprise sert généralement à identifier et authentifier l’entreprise. Mais il en existe de différents types et chaque type de tampons encreurs à un rôle précis.
L’usage du tampon d’entreprise n’a pas une garantie juridique et donc n’est pas obligatoire, mais il est à l’avantage des entreprises. Quelle est donc la réelle utilité du tampon d’entreprise ? Éléments de réponse.
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Plan de l'article
Pour rendre un document officiel
Le premier usage du tampon d’entreprise est d’officialiser vos documents administratifs et aussi de certifier vos services ou vos productions. D’où il devient un accessoire indispensable pour les entreprises.
Pour plusieurs raisons, vous pouvez recourir à un tampon d’entreprise. Il permet d’apposer la marque de l’entreprise sur divers documents pour une authentification de leur provenance.
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Le tampon d’entreprise est souvent utilisé par le chef d’entreprise et il est apposé à côté de sa signature.
Pour faire de la communication
Conformément aux informations pertinentes qu’il contient sur la société, le tampon d’entreprise constitue un réel outil de communication. Il diffuse l’image de l’entreprise sur tous les documents sur lesquels il est apposé.
Il faut noter que l’envoi de documents importants sur support papier par courrier ordinaire comportant des signatures authentiques est une sorte de communication. C’est pour cela que l’apposition du tampon de l’entreprise tant sur les documents que sur l’enveloppe qui contient ces derniers représente une garantie formelle.
Ainsi, l’entreprise à travers ses documents ou enveloppes envoie un signal privé qui ne peut être confondu avec d’autres. L’usage du tampon d’entreprise permet aussi d’imposer votre entreprise sur le marché.
Par ailleurs, le tampon d’entreprise est aussi utilisé pour archiver des documents papier. Ainsi, chaque document papier porte une marque spéciale lui permettant d’être facilement traçable.
Pour sa praticité et son aspect marketing
Non seulement le tampon d’entreprise est utile, mais il est aussi pratique et vous pouvez vous vous en servir pour faire du marketing.
En effet, il est pratique, car il permet d’accélérer et de faciliter certaines tâches de routine dans l’administration. Par exemple, vous pouvez remplacer les signatures par un tampon d’entreprise, vu que ce dernier contient déjà les données de l’entreprise. Dans ce cas, ne vous inquiétez pas, votre cachet a la même validité juridique que votre signature. En procédant de la sorte, vous gagnez en temps lorsque vous avez beaucoup de documents à signer.
Quant à son aspect marketing, vous devez savoir que les PME se servent du tampon d’entreprise pour faire de la communication et pour impacter leur public cible. Pour cela, votre tampon d’entreprise doit être techniquement bien créé. Donnez-lui de l’esthétique avec un visuel agréable pour mieux publier la marque de votre entreprise.
Pour son côté personnalisable
Le tampon d’entreprise est personnalisable en fonction de votre goût et de vos attentes. Vous n’avez qu’à choisir un modèle parmi les différents modèles qui existent déjà sur le marché et vous le faire personnaliser.
Ajoutez à votre tampon d’entreprise votre touche particulière afin de marquer la différence. Vous pouvez profiter de cette occasion pour inscrire les informations capitales de la société.
Les informations cruciales à inscrire sur le tampon d’entreprise
En fonction de l’usage que vous ferez d’un tampon d’entreprise, il doit comporter un certain nombre d’informations. Il a un usage interne et un usage externe.
Tampon d’entreprise à usage interne
Pour un usage interne, le tampon d’entreprise contient des informations sur son utilisateur telles que son nom, son poste au sein de l’entreprise et ses coordonnées, etc.
Tampon d’entreprise à usage externe
Si votre cachet d’entreprise est destiné à une utilisation externe, il doit comporter le nom de votre entreprise, son statut juridique, son siège social… Vous devez y inscrire également le capital de l’entreprise, son numéro de téléphone, son adresse mail. Sans oublier les différents numéros d’identification et le numéro de TVA intracommunautaire.
Autres utilités du tampon d’entreprise
Le tampon d’entreprise a beaucoup d’autres utilités, à savoir :
- la numérotation de documents,
- le tri du courrier,
- la datation des paiements,
- la datation des chèques et des factures.
En effet, il existe plusieurs types de cachets d’entreprise et chaque type de cachet joue un rôle parmi ceux cités. Alors, pourquoi ne pas en faire usage ?
