La conférence reste un moyen de communication efficace à condition de bien l’organiser. Le conférencier aura des détails à minutieusement régler avant et pendant la séance. Voici quelques rappels pour un exposé réussi.
L’organisation avant la conférence
La préparation reste le meilleur moyen de réussir la réunion avec succès. Cela implique la rédaction d’un communiqué qu’il faudra diffuser. Il faudra se départager le temps avec les autres intervenants. On doit également s’assurer sur la complémentarité des thématiques abordées. Idéalement, il y aura une personne qui préside la séance. Elle présentera les autres membres. Puis, la logistique compte énormément. Outre les chaises confortables, le pupitre de conférence et le décor, on doit avoir le matériel audiovisuel adéquat. Un technicien les testera avant la séance. Un PowerPoint de présentation reste un atout. Le tout se passera dans un cadre qu’il a fallu réserver.
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Support et timing de la séance
Le respect du timing constitue une clé du succès de la communication. Il vaut mieux être bref et directe. Après l’introduction, on doit directement attaquer le vif du sujet. Dans le cas d’une conférence étendue sur quelques heures, on donne le plan. Le temps alloué aux questions sera obligatoire. Toutefois, les éléments basiques doivent déjà se trouver dans le communiqué distribué à l’audience ou en début de projection PowerPoint. La biographie du conférencier fera environ 5 lignes. Un résumé de la conférence reste également indispensable. La nature humaine a tendance à retenir le minimum d’informations.
Gérer la prise de parole
Pour vaincre la timidité, on a intérêt à établir un contact visuel. Il faudra parler naturellement. Il convient de ne pas lire ou réciter son texte par cœur. Il faut démontrer qu’on maîtrise le sujet. Le langage corporel compte. Si la démarche est trop hésitante, on focalise l’attention sur soi. Inversement, un maintien rassuré oriente l’auditoire vers le message à passer. Lors des questions, il vaut mieux reconnaître lorsqu’on ne connaît pas la réponse. On peut dire par exemple que d’autres responsables sauront mieux expliquer. Il y aura toujours un individu dans l’assistance qui s’amuse à déstabiliser le conférencier. Le seul mot d’ordre sera : objectivité. Il est vivement conseillé d’apprendre à sourire.
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