Les évènements professionnels qu’organisent les entreprises peuvent revêtir de nombreuses formes aujourd’hui. Il s’agit notamment des salons, séminaires, cocktails, etc. Quel que soit le but de ces rencontres, un soin particulier doit être accordé à leur organisation. C’est le meilleur moyen de s’assurer que les participants gardent de bons souvenirs de ces évènements d’entreprise. Comment faut-il alors s’y prendre pour garantir leur réussite ?
Plan de l'article
1. Définir les attentes
Avant de vous lancer dans la programmation d’un évènement professionnel, il faudra prendre le temps nécessaire pour définir les attentes liées. Concrètement, vous devrez déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre de cette manière. En fonction des besoins des entreprises, il peut s’agir du lancement d’un nouveau produit sur le marché. Vous pourriez également organiser un évènement professionnel, dans le but de récompenser vos meilleurs clients.
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L’organisation logistique doit être parfaite et pensée dès le début du projet. C’est donc en fonction de tous ces paramètres et de vos attentes que vous déterminerez si vous pouvez avoir besoin d’investir dans l’un des chapiteaux de chez Eurostretchtentes par exemple. Par ailleurs, l’allure de l’évènement d’entreprise ne sera pas la même selon vos objectifs et votre budget.
2. Bien choisir les participants
Un soin devra également être apporté à la façon dont vous communiquerez à propos de l’évènement d’entreprise. Cela permettra notamment d’avoir une idée précise des profils des participants qui prendront part à la rencontre. Comptez-vous inviter des influenceurs, ou uniquement vos clients et collaborateurs ? La réponse à cette question vous aidera aussi à choisir la taille la plus appropriée de la tente nomade qui abritera les invités.
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Évidemment, les réseaux sociaux sont aussi des canaux à privilégier pour s’assurer de la réussite de votre évènement d’entreprise. Ces plateformes vous permettront notamment de créer un hashtag pour l’occasion. Pensez aussi à prévoir le matériel nécessaire pour réaliser des lives sur le lieu. En effet, les réseaux sociaux peuvent rendre votre fête d’entreprise plus virale.
3. Concevoir le format et le contenu de l’évènement
La façon dont vous présenterez un stand à une foire d’entreprise n’est pas la même chose que l’organisation demandée pour une conférence. Dans le premier cas de figure, les participants accorderont une attention aux produits que vous mettrez en avant. Dans le second par contre, ils voudront plutôt en savoir plus sur l’entreprise et le thème qui sera développé. Vous devrez donc réfléchir à la nature de l’évènement, mais aussi son contenu. Ces pistes vous permettront ensuite de choisir le meilleur format à adopter pour séduire les participants.
4. Retenir une date et un lieu
Évidemment, la communication autour de votre évènement d’entreprise doit indiquer clairement :
- La date ;
- Le lieu.
Les participants ont besoin de ces précieuses informations pour ensuite savoir comment s’organiser. En ce qui concerne le lieu, sa sélection ne doit pas être hasardeuse. Assurez-vous d’avoir une grande capacité d’accueil afin que les participants soient à l’aise. Vous pourriez également être tenté de louer l’espace le plus grand. C’est une mauvaise idée sur de nombreux plans, surtout si vous n’attendez pas un grand nombre de personnes. Vérifiez aussi que le lieu où se tiendra l’évènement d’entreprise est parfaitement accessible.
5. Prévoir la restauration et les animations
Rendez moins formel votre évènement d’entreprise en prévoyant quelques animations. Vous pourriez par exemple inviter un groupe de musique ou un orchestre afin de détendre vos invités. N’oubliez pas de bien choisir le traiteur, afin de proposer une large sélection de plats à déguster. Tout cela donnera un cachet particulier à votre évènement d’entreprise.
