Ma Gazette
MENU
  • Actu
  • Auto
  • Business
  • Famille
  • Finance
  • Immobilier
  • Loisirs
  • Maison
  • Mode
  • Santé
  • High-Tech
logo
Ma Gazette
  • Actu
  • Auto
  • Business
  • Famille
  • Finance
  • Immobilier
  • Loisirs
  • Maison
  • Mode
  • Santé
  • High-Tech
Business
Accueil›Business›Externalisation de vos archives chez un tiers-archiveur ?

Externalisation de vos archives chez un tiers-archiveur ?

By Sabrina
6 décembre 2016
1322
Partager :

L’externalisation des archives auprès d’un tiers-archiveur concerne les archives intermédiaires, c’est-à-dire les documents qui ont cessé d’être considérés comme des archives courantes et qui ne peuvent être éliminés, en raison de leur valeur judiciaire, financière ou de leur durée légale de conservation. La loi stipule que les entreprises ou organismes doivent assurer eux-mêmes la conservation de leurs archives définitives. Par conséquent, les archives intermédiaires qui présentent un grand intérêt sont conservées de manière à être préservées et accessibles. De plus en plus d’entreprises sont amenées à gérer des flux d’archives considérables. Focus sur les types d’archives à externaliser auprès d’un tiers-archiveur.

Accéder régulièrement aux archives

Les deux critères fondamentaux qui poussent les entreprises à faire à un tiers-archiveur pour gérer leurs archives en externe sont :

A lire en complément : La prévention des risques pour le travail en hauteur

  • Le besoin de consulter régulièrement, facilement et rapidement les documents archivés
  • Les délais de communication et le mode de restitution des documents archivés

Il importe de bien choisir son tiers-archiveur, selon ses types de prestations, mais aussi selon les possibilités de restitution ou de consultation. L’important est que cela s’inscrive dans un flux rapide et fiable. Sachant que les tiers-archiveurs se doivent de respecter les normes réglementant l’activité d’archivage physique (la norme Afnor NF Z40-350). Lorsque vous externalisez la gestion de vos archives d’entreprises, vous profitez de la qualité des infrastructures du prestataire, ce qu’il n’est pas toujours possible d’obtenir au sein de ses propres locaux. Il existe en effet une réglementation stricte portant sur les capacités techniques des sites d’archivage pour une préservation et une conservation optimale de l’intégrité physique des documents. Le tiers-archiveur doit garantir à son client :

  • La qualité de l’indexation des documents
  • Le respect des critères propres à la conservation (la sécurité, le taux d’hydrométrie, la climatisation…)
  • La confidentialité pour les archives sensibles

Externaliser selon vos besoins et selon la nature de vos documents à archiver

Les archivistes de la société d’archivage Arcalys, spécialisée en archivage physique, recommandent d’envisager l’externalisation de l’archivage avant même que cela ne devienne une nécessité pour l’entreprise. Ce ne sont pas les arguments qui manquent en faveur de cette approche (en savoir plus sur les avantages d’externaliser les documents d’archives d’une entreprise selon cette entreprise d’archivage si cela vous intéresse). Il vaut toujours mieux prendre le temps d’étudier le projet et prendre connaissance des offres en comparant les propositions. A l’issue de ces études, certains décideurs ont fait leurs calculs et ont été surpris de l’avantage économique que représentait pour eux la remise de leurs archives entre les mains d’un prestataire spécialisé dans l’archivage. Outre le bénéfice de l’expertise du prestataire, l’entreprise est accompagnée pour éviter de graves manquements aux obligations légales. L’externalisation des archives reste dans ces conditions une excellente alternative pour conserver l’ensemble des archives en dehors de vos locaux. Cette délocalisation vous permet de surcroît de :

A lire en complément : Traduction de textes : 4 raisons d’opter pour une agence professionnelle

  • Gagner de la place
  • Jouir d’une traçabilité optimale des documents
  • Conserver tous vos documents en toute sécurité selon les meilleures normes en vigueur

Enfin vos besoins en externalisation peuvent varier en fonction de leur nature et de la durée légale de conservation propre à chacun d’entre eux. La plupart des documents produits et reçus doivent en effet respecter une durée réglementaire de conservation avant de pouvoir être éliminés ou conservés définitivement. Les documents qui peuvent être externalisés afin d’être accessibles et conservés en toute sécurité sont selon leur durée de conservation :

  • 5 ans pour les contrats commerciaux, les bulletins de commande, les bulletins de paie et les contrats de travail
  • 10 ans pour les factures clients, les comptes annuels, les bons de commande, et les livres d’inventaire
  • Conservation définitive pour les statuts, les contrats d’assurance, les livres d’inventaire

Article précédent

Éclairages intérieurs – quelle tendance pour 2017 ...

Article suivant

S’habiller avec classe malgré sa grande taille

0
Partages
  • 0
  • +
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0

Articles similaires

  • Business

    Châteaurenard : le département investit 28 millions d’euros pour le futur MIN

    11 avril 2017
    By Sabrina
  • Outil de communication visuelle
    Business

    Salons professionnels : Pourquoi les kakémonos sont-ils autant sollicités par les entreprises ?

    21 octobre 2016
    By Sabrina
  • Business

    Comment harmoniser sa charte graphique sur tous les supports digitaux

    22 août 2023
    By Watson
  • Business

    Comment trouver les bons cadeaux de Noël à offrir à ses clients ?

    16 décembre 2016
    By Sabrina
  • Business

    Investir passivement dans un site web : à quoi cela consiste-t-il ?

    19 septembre 2023
    By Lynda
  • capital diamond
    Business

    Faire un placement à long terme dans les diamants avec Capital Diamond

    30 novembre 2016
    By Sabrina

  • Auto

    Les meilleurs conseils pour louer une voiture lorsque vous êtes un jeune conducteur

  • Tech

    La Drone Racing League : l’incontournable des drones

  • Mode

    L’histoire et l’origine des différentes sortes de bijoux

Suivez nous sur Facebook

Magazette.fr est un magazine d'actualité en ligne abordant des sujets très variés, au gré de l'actualité. L'aventure était à deux doigts de se terminer en 2014 mais un consultant SEO a décidé de reprendre en main le site et de proposer à chacun de participer.

A découvrir
Vous avez besoin d’une assistance sur un produit ou une marque ? Rendez-vous sur https://www.assistanceinfo.org/
L’article le plus lu cette semaine
vacances scolaires
Que faire en famille pendant les vacances scolaires ?
Réplique Airsoft, quelles marques choisir ?
Comment choisir ses outils SEO ?
Dernières publications
Santé

Comment les barres énergétiques peuvent aider les sportifs

Les barres énergétiques sont une source importante d’énergie pour les sportifs. Elles peuvent aider à améliorer les performances en fournissant les calories et les nutriments nécessaires pour soutenir l’effort physique. ...
  • Transition écologique : pourquoi la voiture électrique est incontournable

    By Nico
    20 septembre 2023
  • Déménager soi-même avec des amis, est-ce une si bonne idée ?

    By Luc
    20 septembre 2023
  • a woman is reading a book with her hands

    Peut-on installer un chatbot gratuitement ?

    By Mathias
    20 septembre 2023
  • Investir passivement dans un site web : à quoi cela consiste-t-il ?

    By Lynda
    19 septembre 2023
Mentions Légales

Mentions Légales

Contact

Contact

Plan de site

Plan de site