L’externalisation des archives auprès d’un tiers-archiveur concerne les archives intermédiaires, c’est-à-dire les documents qui ont cessé d’être considérés comme des archives courantes et qui ne peuvent être éliminés, en raison de leur valeur judiciaire, financière ou de leur durée légale de conservation. La loi stipule que les entreprises ou organismes doivent assurer eux-mêmes la conservation de leurs archives définitives. Par conséquent, les archives intermédiaires qui présentent un grand intérêt sont conservées de manière à être préservées et accessibles. De plus en plus d’entreprises sont amenées à gérer des flux d’archives considérables. Focus sur les types d’archives à externaliser auprès d’un tiers-archiveur.
Accéder régulièrement aux archives
Les deux critères fondamentaux qui poussent les entreprises à faire à un tiers-archiveur pour gérer leurs archives en externe sont :
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- Le besoin de consulter régulièrement, facilement et rapidement les documents archivés
- Les délais de communication et le mode de restitution des documents archivés
Il importe de bien choisir son tiers-archiveur, selon ses types de prestations, mais aussi selon les possibilités de restitution ou de consultation. L’important est que cela s’inscrive dans un flux rapide et fiable. Sachant que les tiers-archiveurs se doivent de respecter les normes réglementant l’activité d’archivage physique (la norme Afnor NF Z40-350). Lorsque vous externalisez la gestion de vos archives d’entreprises, vous profitez de la qualité des infrastructures du prestataire, ce qu’il n’est pas toujours possible d’obtenir au sein de ses propres locaux. Il existe en effet une réglementation stricte portant sur les capacités techniques des sites d’archivage pour une préservation et une conservation optimale de l’intégrité physique des documents. Le tiers-archiveur doit garantir à son client :
- La qualité de l’indexation des documents
- Le respect des critères propres à la conservation (la sécurité, le taux d’hydrométrie, la climatisation…)
- La confidentialité pour les archives sensibles
Externaliser selon vos besoins et selon la nature de vos documents à archiver
Les archivistes de la société d’archivage Arcalys, spécialisée en archivage physique, recommandent d’envisager l’externalisation de l’archivage avant même que cela ne devienne une nécessité pour l’entreprise. Ce ne sont pas les arguments qui manquent en faveur de cette approche (en savoir plus sur les avantages d’externaliser les documents d’archives d’une entreprise selon cette entreprise d’archivage si cela vous intéresse). Il vaut toujours mieux prendre le temps d’étudier le projet et prendre connaissance des offres en comparant les propositions. A l’issue de ces études, certains décideurs ont fait leurs calculs et ont été surpris de l’avantage économique que représentait pour eux la remise de leurs archives entre les mains d’un prestataire spécialisé dans l’archivage. Outre le bénéfice de l’expertise du prestataire, l’entreprise est accompagnée pour éviter de graves manquements aux obligations légales. L’externalisation des archives reste dans ces conditions une excellente alternative pour conserver l’ensemble des archives en dehors de vos locaux. Cette délocalisation vous permet de surcroît de :
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- Gagner de la place
- Jouir d’une traçabilité optimale des documents
- Conserver tous vos documents en toute sécurité selon les meilleures normes en vigueur
Enfin vos besoins en externalisation peuvent varier en fonction de leur nature et de la durée légale de conservation propre à chacun d’entre eux. La plupart des documents produits et reçus doivent en effet respecter une durée réglementaire de conservation avant de pouvoir être éliminés ou conservés définitivement. Les documents qui peuvent être externalisés afin d’être accessibles et conservés en toute sécurité sont selon leur durée de conservation :
- 5 ans pour les contrats commerciaux, les bulletins de commande, les bulletins de paie et les contrats de travail
- 10 ans pour les factures clients, les comptes annuels, les bons de commande, et les livres d’inventaire
- Conservation définitive pour les statuts, les contrats d’assurance, les livres d’inventaire
