Gérer efficacement une réunion nécessite de disposer des bons outils de management et de communication. Parmi ceux-ci figure le compte rendu. Document écrit, il est un acte qui doit satisfaire à certains canons tant sur la forme que sur le fond. Il est en ce sens conseillé de confier la rédaction d’un compte rendu à un professionnel en la matière. C’est l’assurance de ce qu’il pourra pleinement remplir ses objectifs. En effet, qu’il soit complet ou synthétisé, qu’il s’agisse d’une synthèse détaillée ou concise, il est important de rédiger un compte rendu pour au moins 5 raisons.
Un moyen d’information pour les absents
Le compte rendu est un document pratique qui permet d’informer les personnes absentes, d’une rencontre à laquelle elles avaient été conviées. Dans le cas d’un conseil d’administration ou d’un comité directeur (CODIR, COMEX), le PV informera les administrateurs absents et les dirigeants n’ayant pas pu assister à la séance. Représentation fidèle de tout ou du condensé de ce qui a pu être dit et décidé, les destinataires sont alors informés sans risque d’une mauvaise retransmission aux conséquences qui peuvent être dommageables.
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Un mémoire pour les collaborateurs
Il est important pour les collaborateurs d’avoir une transcription plus ou moins explicite selon le cas de ce qui a été dit et surtout décidé lors d’une rencontre. C’est le cas par exemple pour les réunions des instances représentatives du personnel (IRP), qu’il s’agisse de comité d’entreprise (CE), de CCE ou de CHSCT. En l’occurrence, le procès-verbal est transmis à tous les salariés pour leur permettre de savoir ce que font leurs élus et comment ils les défendent. D’autre part, avec plusieurs tâches à gérer à la fois, il n’est pas toujours évident de tout garder en mémoire. Le compte rendu vient alors à la rescousse au besoin, et rappelle à chacun l’action attendue de lui.
Un média pour les salariés
Échanger avec le personnel est important comme vous allez le constater en prenant connaissance de ces bénéfices d’une bonne communication interne. Ainsi, bien que tous les salariés ne puissent pas être présents à toutes les rencontres organisées, pour certaines, notamment celles où des décisions les concernant directement sont prises, le compte rendu permet alors de les informer. Certains éléments pouvant être confidentiels, une synthèse sur mesure peut être faite pour ces derniers. Il peut s’agir d’un relevé de décisions. On réalise aussi parfois un « relevé flash » qui fournit dès la fin de la réunion, le résumé des décisions prises.
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Un document pour suivre l’avancement des décisions
Lors des réunions en entreprise, il est fait un état des lieux plus ou moins bref, mais des décisions peuvent aussi être prises dans le sens de booster les activités de la société et d’augmenter son rendement. Grâce à une fidèle transcription du déroulement de la séance de travail, il est alors plus évident le moment venu, de se rendre compte de si les décisions prises ont bel et bien été mises en œuvre et les résultats escomptés atteints.
Un document préparatif
Le compte rendu est un outil de communication qui permet non seulement d’informer, mais aussi de préparer une prochaine rencontre. Il évite d’avoir à revenir sur des points qui avaient été déjà débattus à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Si la séance de travail se situe dans la continuité d’une rencontre précédente, c’est un bon moyen de se préparer à la réunion.
Telles sont quelques unes des raisons pour lesquelles il est essentiel de dresser un compte rendu à la suite de vos rencontres, toute son efficacité reposant sur la qualité rédactionnelle et l’adaptation du contenu à l’usage auquel il est destiné.
